• Kas te soovite graafikuid kiiremini, kuid ei taha jälle oma raamatupidajalt küsida?
• Kas te soovite näha teisi KPI’sid, kuid ei taha finantsanalüütikut palgata?
• Kas te ei saa usaldada olemasolevaid graafikuid?
• Kas olemasolevad raportid vajavad palju manuaalset sisestamist ja kopeerimist?
• Kas teie töötajatel puudub ressurss, et olemasolevaid raporteid ja graafikuid ümber teha?

Kui te vastasite mõnele neist küsimusest jaatavalt, siis kerige alla ja uurige lähemalt, milliseid võimalusi me saame teile pakkuda.

Tihti on olemasolevatel raportitel sarnased probleemid. Üldiselt kulub nende haldamisele palju aega (sisestamine, kopeerimine, kontrollimine) või ei saa neid usaldada (andmetes on vead, pole järjepidevad, sisestamisvead jm). Korduvaid manuaalseid liigutusi on Excelis võimalik mitmel viisil automatiseerida ilma suuri mudeleid ehitamata. Nii saab minimeerida inimvea tekkimise riske ja anda raportitele suurem lisandväärtus. Ei ole vahet, kas ettevõte on suur või väike, pole mõistlik kulutada oma aega korduvatele liigutustele Excelis olgu need ükskõik kui lihtsad.

Väga laialt levinud liigutust copy-paste on Excelis võimalik väga lihtsalt automatiseerida valemiga või kasutades power query‘t. Sellisel juhul pole enam võimalik valest lahtrist kopeerida või infot valesse lahtrisse sisestada. Kui valem on õigesti kirjeldatud, siis seda saab usaldada, Excel ei eksi.

Järgmine levinud probleem on ajapuudus: kas siis enda või töötajate. Kui on loodud raport, mis kunagi toimis ja andis tollel hetkel piisavalt informatsiooni, siis tihti leiavad ettevõtjad ennast olukorrast, kus vajadused ja ettevõte on nii palju muutunud, et loodud raport ei täida enam oma funktsiooni. Ühtlasi puudub ressurss, et kohandada või muuta raportit nii, et see taas täidaks kõik etteantud eesmärgid. Sellisel juhul on selle teenuse sisse ostmine ideaalne lahendus, sest teile antakse üle valmis raport, mille haldamiseks on teil kompetents olemas ja saate seda kohe kasutama hakata.

Väiksematele ettevõtetele on võimalik luua funktsionaalne raport ka kahe tunniga. Raport ei pea olema suur ja keeruline, et täita oma funktsiooni. Raporti haldamisele võiks kuluda vähem kui 10-15 minutit olenevalt raporti uuendamise sagedusest (päevas, nädalas, kuus) ja andmebaaside keerukusest. Lihtsamaid raporteid on võimalik uuendada sekunditega.

Kolmanda probleemina tooksime välja oskuste puudumise. See omakorda on enamasti tihedalt seotud ka finantsressursi puudumisega, mistõttu eraldi finantsanalüütikut palgata pole võimalik. Sellisel juhul ongi kõige lihtsam antud teenus sisse osta. Loomulikult teeme teile vajaliku koolituse, et loodud või kohandatud raportit igapäevaselt hallata ja vajadusel pisemaid muudatusi sisse viia. Üldiselt on raportite ja graafikute haldamine väga lihtne ja nende uuendamises suurt kunsti pole. Haldamise keerukuse tase sõltub konkreetse ettevõtte vajadusest ja raporti enda keerukusest. Kõige mõistlikum oleks leida kompromiss raporti keerukuse ja teie Exceli kompetentsi vahel.

Järgmine kord, kui te kasutate Excelit, siis mõelge, kas mõni teie tegevustest on korduv või on seda võimalik kirjeldada (nt võtan selle lahtri ja liidan sellele teise Exceli selle rea summa ja jagan selle Mari oktoobri tulemusega), siis enamasti on võimalik seda tegevust automatiseerida, kas valemitega, pivot tabelite või power queryga.